PS melakukan fungsi planning terkait dengan kegiatan perumusan visi, misi, dan tujuan serta sasaran yang terukur dan realistik untuk dicapai dan mengacu kepada program Fakultas dan Renstra PS, sehingga program kerja PS sesuai dengan pola yang dikembangkan Fakultas maupun Universitas. Berdasarkan hal tersebut, dibuat Rencana Kerja Tahunan (RKT) serta anggaran yang diperlukan pada minggu ke-2 Bulan Oktober dua tahun sebelumnya, dengan melibatkan seluruh dosen, laboran dan tenaga kependidikan dalam satu mekanisme Rapat Prodi. Proses penyusunan anggaran ini mengacu SOP Penyusunan Anggaran yang termuat dalam Dokumen SOP UINSA meliputi :

1. Perencanaan pengadaan peralatan/inventaris, bahan habis laboratorium, modul praktikum dan buku;
2. Perencanaan kebutuhan dosen dan tenaga kependidikan;
3. Perencanaan peningkatan kualifikasi dan kompetensi SDM (studi lanjut dan pelatihan);
4. Peningkatan mutu pengelolaan pembelajaran; dan
5. Peningkatan kompetensi mahasiswa melalui pelatihan.

Sedangkan perencanaan lain yang tidak tertuang dalam RKT adalah:

1. perencanaan beban mengajar;
2. pengaturan dosen pembimbing KP, PA serta dosen wali; dan
3. perencanaan okupansi laboratorium.

Program kerja PS tersebut kemudian diintegrasikan dalam program kerja tahunan FST oleh Kepala Bagian Tata Usaha melalui mekanisme Rapat Pimpinan Prodi dan Dekanat. Selanjutnya usulan tersebut akan diusulkan kepada Universitas.

Perencanaan-perencanan yang bersifat operasional dan teknis dilakukan PS Sistem Informasi dengan menggunakan mekanisme rapat prodi yang terjadwal, misalnya setiap awal semester dilakukan perencanaan untuk kegiatan akademis pada semester bersangkutan, seperti penentuan matakuliah yang diampu oleh masing-masing tenaga akademik serta rencana kerjasama dengan vendor atau rencana kuliah tamu.

Dalam menjalankan tri dharma prodi berkoordinasi dengan pimpinan Fakultas serta gugus kendali mutu. Koordinasi dilakukan secara berkala dalam rentang waktu bulanan, atau secara insidental jika diperlukan. Selain itu PS Sistem Informasi juga melakukan koordinasi rutin dalam bentuk Rapat Dosen Prodi, yang dilakukan dalam rentang waktu mingguan. Hal ini dilakukan dengan melibatkan semua sumberdaya yang ada, baik dosen, laboran maupun tenaga kependidikan. Serta mengirim dosen untuk melakukan pelatihan seperti oracle academy dan atau Inixindo agar keterampilan dosen sesuai dengan teknologi terkini.

Untuk memudahkan pengorganisasian dosen, PS Sistem Informasi melakukan pemetaan minat dan kompetensi dosen, serta membuat suatu pangkalan data terkait curriculum vitae dosen. Hal ini penting, agar pimpinan PS Sistem Informasi dapat memetakan, menugaskan serta mengarahkan dosen yang bersangkutan terkait mata kuliah yang akan diampu, atau penelitian serta pengabdian masyarakat yang akan dilakukan. Gambar 2.9. menggambarkan peta kompetensi dosen-dosen PS Sistem Informasi. Pada gambar tersebut terlihat, minat dan kompetensi dosen yang terdistribusi ke dalam berbagai bidang Sistem Informasi. Dengan informasi ini, pimpinan PS Sistem Informasi dapat dengan mudah menentukan The right man on the right job.

Pengelolaan tenaga kependidikan dilakukan dengan meningkatkan kemampuan melalui pelatihan dan workshop yang berkaitan dengan ketataadministrasian dan Teknologi Informasi guna menunjang pelayanan proses pembelajaran dan pengembangan PS Sistem Informasi. Misalnya pelatihan penggunaan SIMPEG (Sistem Kepegawaian), pengoperasionalan MS Office dan lain-lain.

Fungsi Staffing dapat diartikan sebagai proses penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan upaya agar setiap sumberdaya manusia memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Dalam rangka melakukan kegiatan keseharian, adanya penambahan wewenang dan tanggung jawab terhadap seorang staf disesuaikan dengan volume kegiatan masing- masing dosen atau staf. Oleh karenanya, melalui proses staffing inilah pekerjaan tidak akan menumpuk di tangan satu atau dua orang saja.

Dalam kaitannya dengan fungsi staffing PS Sistem Informasi melakukan hal-hal sebagai berikut:

Proses Leading (memimpin) dapat meliputi lima macam kegiatan, yakni

1. mengambil keputusan,
2. mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pimpinan dan bawahan,
3. memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak,
4. memberikan direction atau arahan kepada bawahan terhadap bagaimana bergerak atau melangkah,
5. memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Aktivitas pengambilan keputusan prodi yang membutuhkan kesepakatan bersama, maka ketua PS mengundang pihak-pihak yang terkait untuk melakukan rapat bersama sehingga diperoleh keputusan bersama. Hal ini terutama dilakukan berkaitan dengan tema rencana pengembangan prodi, kerjasama eksternal serta pengembangan SDM. Komunikasi Kaprodi, Sekprodi dengan dosen dan staff diwujudkan dalam bentuk memberikan pengarahan dan motivasi serta melakukan komunikasi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan prodi untuk mencapai visi, misi, sasaran dan tujuan PS.

Aktivitas pengarahan dan motivasi dilakukan antara lain pada saat rapat dosen awal semester, sedangkan pengarahan kepada staff dilakukan pada saat rapat dengan staff ataupun pengarahan-pengarahan dan motivasi yang tidak terstruktur jadwalnya.

Selain itu fungsi leading juga dilakukan melalui pemberian keteladanan, penegakan reward and punishment seperti pemberian penghargaan bagi tenaga akademik yang berprestasi dan memberi peringatan kepada tenaga akademik yang kinerjanya belum optimal agar meningkatkan prestasinya dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Keteladanan pimpinan PS Sistem Informasi ditunjukkan dalam hal kedisiplinan dan kinerja selama perkuliahan berlangsung. Disamping itu, pimpinan PS Sistem Informasi seringkali menjadi inisiator dan komunikator dalam menjalin kerjasama dengan pihak luar.

Program Studi Sistem informasi senantiasa melakukan mekanisme controlling terhadap pelaksanan kegiatan perkuliahan tiap semesternya. Aktivitas controlling dilakukan dengan cara memantau sebelum, selama dan setelah kegiatan bagi semua program kerja prodi. Pemantauan kegiatan dilakukan dengan cara memberikan manual prosedur bagi setiap kegiatan, mencocokkan kesesuaian antara pelaksanaan dengan manual prosedur dan mengevaluasi hasil akhir.

Aktivitas controlling yang dilakukan PS Sistem Informasi meliputi:

Sementara evaluasi eksternal dilakukan dengan melibatkan pakar keilmuan bidang sistem informasi untuk proses evaluasi kurikulum dan dilakukan juga dengan pengajuan laporan dalam bentuk evaluasi PS kepada Kementerian Agama (EMIS) dan Kemenristekdikti (Forlapdikti). PS memberikan teguran atau sanksi bagi dosen yang tidak melaksanakan tugas sebagaimana mestinya.