Proses penjaminan mutu internal dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM) yang berada dibawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). GKM bertugas mengkoordinasikan, mengendalikan, mengaudit, memantau, menilai, dan mengembangkan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik (Ortaker UINSA, PMA 8 tahun 2014 pasal 72), yang memiliki 3 Pusat sebagaimana diatur dalam pasal 77 yaitu; (a) Pusat Pengembangan Standar Mutu; (b) Pusat Audit dan Pengendalian Mutu, (c) dan Pusat pendampingan dan Pengembangan Mutu Mahasiswa. GKM melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses pendidikan serta pelaksanaan SOP pelayanan secara berkelanjutan. Dalam menjalankan fungsinya GKM bertanggung jawab langsung kepada Rektor.

Mengacu pada Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 tahun 20141, tugas lembaga ini adalah mengembangkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengaudit, memantau, dan menilai mutu penyelenggaraan kegiatan akademik. Dalam konteks pembelajaran, tugas tersebut dirinci menjadi:

1. menyusun kebijakan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik dan pembelajaran,
2. menerapkan dan memelihara proses-proses yang dibutuhkan dalam implementasi sistem manajemen mutu akademik dan pembelajaran,
3. memastikan ketercapaian sasaran mutu akademik dan pembelajaran serta tindak lanjut penanganannya bila ada keluhan proses layanan terkait mutu akademik dan pembelajaran,
4. melakukan review terhadap dokumen-dokumen prosedur atau dokumen mutu terkait akademik dan pembelajaran, serta
5. menyelenggarakan kegiatan audit mutu internal terkait proses pembelajaran sebagai komitmen implementasi sistem manajemen mutu akademik.

Di level fakultas, GKM dibentuk Untuk menopang kinerja LPM yang sesuai Surat Keputusan Rektor no 476 tahun 2018. GKM sebagai kepanjangan tangan sekaligus mitra LPM di fakultas, memiliki tugas dan fungsi:

1. melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan mutu akademik dan pembelajaran di PS,
2. melaksanakan audit mutu internal (AMI) terkait mutu akademik dan pembelajaran di PS,
3. merencanakan dan melakukan survei kepuasan mahasiswa dalam konteks pembelajaran
4. mendokumentasikan berbagai hasil kegiatan, monitoring, evaluasi, dan audit di bidang mutu akademik dan pembelajaran serta mempublikasikan hasil kegiatan GKM.

Adapun Audit Mutu Internal oleh GKM diatur dengan SOP dengan nomor Dokumen UINSA-QA/PM/01/06. Dalam Manual Mutu UIN Sunan Ampel Surabaya dengan Nomor Dokumen UIN-QA/MM. Dengan pelaksana pada PS berada di bawah koordinasi Gugus Kendali Mutu.

Pelaksanaan penjaminan mutu internal oleh GKM dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, yakni audit internal dan survey kepuasan mahasiswa yang dilaksanakan (satu) kali per semester untuk menjamin perbaikan dan peningkatan kualitas PS. Survei ini membandingkan antara tingkat kepentingan suatu aspek dengan realisasinya di lapangan, dengan skala 1 untuk nilai terendah, dan 7 untuk nilai tertinggi. Adapun aspek yang dinilai dalam proses penjaminan mutu internal Sistem Informasi antara lain :

Mengukur indeks perkuliahan mahasiswa atas akses terhadap informasi (Nilai 87,49), sikap dosen dalam melayani mahasiswa (Nilai 86,47), performa dosen saat mengajar (Nilai 87,12), dan kenyamanan ruang kuliah (66,22). Dari hasil rekap survei kepuasan perkuliahan Prodi Sistem Informasi (Tabel 2.5) didapatkan nilai rata-rata total 81,74 (Baik).

Mengukur indeks kepuasan pelayanan akademik dengan aspek penilaian akses terhadap informasi (Nilai 85,4), sikap petugas dalam melayani pengguna layanan (Nilai 87,6), kemudahan pengguna dalam mencari informasi tanpa bantuan petugas (Nilai 91,7), serta kenyamanan tempat pelayanan (Nilai 91,2). Tabel 2.5 menjelaskan rekap hasil survei kepuasan pelayanan akademik Prodi Sistem Informasi dengan nilai rata-rata total 88,74 (Baik).

Mengukur indeks kepuasan mahasiswa terhadap perwalian/kepenasehatan akademik dengan aspek penilaian, yaitu: akses terhadap informasi (Nilai 80,53), sikap dosen dalam melayani mahasiswa (83,54), performansi dosen saat pembimbingan (86,81), dan kenyamanan saat bimbingan (Nilai 88,73). Berdasarkan hasil rekap survei kepuasaan perwalian, didapatkan nilai rata-rata total sebesar 84,54 (Baik).

Mengukur indeks kepuasan mahasiswa terhadap perpustakaan terhadap beberapa aspek, yaitu akses terhadap informasi (Nilai 72,63), sikap petugas dalam melayani (Nilai 72,73), kemudahan pengguna dalam pencarian informasi tanpa bantuan petugas (Nilai 72,12), perpustakaan sebagai sebuah tempat (Nilai 78,86). Berdasarkan survei yang dilakukan hasil rata-rata total kepuasan terhadap perpustakaan adalah 73,92 (Cukup).

Salah satu proses penjaminan mutu yang dilakukan adalah monitoring aktivitas pembelajaran dosen yang dilaksanakan oleh Unit Penjamin Mutu PS Sistem Informasi. Aktivitas monev dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu: (1) melalui penilaian mahasiswa, dan (2) melalui monitoring lapangan oleh pimpinan. Evaluasi kinerja dosen melalui penilaian mahasiswa dilakukan dengan mempertimbangkan 4 kompetensi dosen yaitu kompetensi pedagogik, kompetensi professional, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial, yang dijabarkan dalam 18 indikator.

Evaluasi dilakukan terhadap seluruh mata kuliah yang diberikan pada semester berjalan. Mahasiswa diminta memberi nilai yang dikategorikan dalam 5 (lima) penilaian yaitu; tidak memuaskan, kurang memuaskan, cukup, memuaskan dan sangat memuaskan. Selanjutnya hasil penilaian dan akumulasi akan dipresentasikan dalam rapat evaluasi dosen.

Disamping itu, proses monitoring dan evaluasi dilakukan oleh pimpinan fakultas, gugus kendali mutu, dan PS melalui visitasi kelas pada saat pembelajaran dosen. Setiap dosen akan dilakukan visitasi kelas sebanyak 1 kali dalam 1 semester oleh 1 orang pimpinan. Pada visitasi ini terdapat instrumen monitoring dan evaluasi yang akan diisi oleh pimpinan fakultas, jatau PS yang bertugas dalam visitasi kelas. Proses visitasi dilakukan sewaktu-waktu tanpa sepengetahuan dosen agar proses monitoring dan evaluasi dapat berjalan optimal.

Instrumen visitasi pimpinan saat pembelajaran dosen dikelas yaitu:

• Kesesuaian antara RPS dengan praktik pembelajaran
• Model pembelajaran
• Pemanfaatan media pembelajaran
• Ketercapaian kompetensi mahasiswa
• Integrasi Keislaman dan Keilmuan
• Rencana penelitian dan pengabdian masyarakat

Adapun bentuk penjaminan mutu eksternal dilakukan melalui mekanisme: