Program Studi (PS) Sistem Informasi dalam mewujudkan tata kelola organisasi yang baik (good governance) mengacu pada peraturan-peraturan yang berlaku di UIN Sunan Ampel Surabaya, meliputi:

1. Statuta IAIN Sunan Ampel Surabaya tahun 2008.
2. PMA No 56 Tahun 2015 Tentang Statuta UIN Sunan Ampel Surabaya.
3. PMA No 8 tahun 2014 (Ortaker UIN Sunan Ampel Surabaya).
4. Manual Mutu UIN Sunan Ampel Surabaya.
5. SOP UIN Sunan Ampel Surabaya 2015.

Dalam menerapkan berbagai peraturan perundangan diatas, PS Sistem Informasi menjalankan sistem tata pamong dalam lingkup unit pengelola Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Sunan Ampel Surabaya.

Program Studi (PS) Sistem Informasi dalam mewujudkan tata kelola organisasi yang baik (good governance) mengacu pada peraturan-peraturan yang berlaku di UIN Sunan Ampel Surabaya, meliputi:

1. Koordinasi kegiatan pendidikan pada PSnya.
2. Melakukan perencanaan kebutuhan, penyeleksian, pembinaan dan pengembangan dosen.
3. Mengkoordinasi pembuatan silabus dan SAP.
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan konsultasi mahasiswa dengan pembimbing akademik atau dosen wali.
5. Mengevaluasi kinerja dan mengusulkan kenaikan pangkat/ jabatan dosen.
6. Melakukan perencanaan daya tampung dan kualifikasi calon mahasiswa.
7. Melakukan perencanaan kebutuhan fasilitas pendukung proses pembelajaran.
8. Melakukan perencanaan kebutuhan anggaran pelaksanaan akademis.
9. Melakukan perencanaan kebutuhan koleksi referensi/ pustaka
10. Melakukan perumusan dan evaluasi kualifikasi dan kompetensi lulusan.
11. Melakukan perumusan baku mutu pendidikan program sarjana dan evaluasi dan pengembangan kurikulum.
12. Perencanaan, penyelenggaraan serta pemantauan dan evaluasi proses pendidikan.
13. Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
14. Pengembangan PS.
15. Pengembangan kerjasama dan jaringan.
16. Penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan tahunan PS kepada Gugus Kendali Mutu, dan Dekan.
17. Membuat pemetaan matakuliah pada setiap semester berdasarkan kurikulum yang berlaku.
18. Memvalidasi KHS yang dibuat oleh dosen pengampu matakuliah melalui program SIAKAD.
19. Membuat laporan atas perkembangan kegiatan PS setiap semester kepada pimpinan.
20. Memutakhirkan akreditasi PS ke BAN PT.
21. Menerbitkan jurnal PS setiap semester.

1. Mengadministrasi kegiatan PS, dengan kegiatan: membantu Ketua PS dalam pelaksanaan PS; menyusun kegiatan PS secara administratif.
2. Melaksanakan tracer study, dengan kegiatan: menyusun instrumen pelacakan alumni; menyebarkan instrumen pelacakan alumni; secara online melalui media facebook dan google docs serta jalur offline yang dikoordinasikan dengan staf subbag akademik yang tercatat dalam buku induk legalisir ijazah di subbag akademik.
3. Mengatur hal-hal yang berkaitan dengan tugas akhir mahasiswa, seperti: penentuan judul skriprogram studii; seminar proposal; dan munaqosah.
4. Melaksanakan evaluasi dan upaya perbaikan terhadap semua langkah yang telah ditetapkan untuk mencapai keunggulan akademik.
5. Melakukan koordinasi dengan para dosen dalam upaya peningkatan kinerjanya.
6. Menyusun program pencapaian sasaran mutu PS dan secara periodik mengevaluasinya.
7. Menetapkan langkah operasional untuk pencapaian sasaran mutu universitas dan rencana mutu fakultas.
8. Melaksanakan perbaikan terhadap proses pembelajaran berdasarkan hasil temuan Audit Mutu Internal (AMI).
9. Melaksanakan sistem penjaminan mutu dan layanan akademik berbasis Information & Communication Technology (ICT).
10. Mengatur pembagian dosen penasehat akademik sesuai dengan kebutuhan mahasiswa.
11. Menyelenggarakan, mengatur serta melakukan dokumentasi prestasi studi mahasiswa dalam Kartu Hasil Studi (KHS) sejak semester awal sampai selesai.
12. Memberikan evaluasi dosen PS persemester dengan Indek Kinerja Dosen.
13. Mengelola laboratorium sesuai dengan kepentingan dan profesi PS.
14. Meningkatkan appresiasi mahasiswa terhadap persoalan-persoalan akademik.

Berdasarakan SK Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Sunan Ampel Surabaya, menjelaskan tugas dan tanggung jawab koordinator pengembangan kurikulum sebagai berikut :

1. Mengkoordinasi pembutan kurikulum PS sistem informasi yang sesuai dengan perkembangan jaman dan kebutuhan dunia kerja.
2. Mengawasi implementasi kurikulum yang digunakan dalam kegiatan belajar mengajar.
3. Mengevaluasi kurikulum sehingga terus sesuai dengan perkembangan jaman.

Berdasarakan SK Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Sunan Ampel Surabaya, menjelaskan tugas dan tanggung jawab Koordinator Kajian Islamic Green Technology and Management sebagai berikut :

1. Melakukan pementaan penelitian berbasis islamic green techonology dan management.
2. Merencanakan, melaksanakan dan mengedalikan kegiatan penelitian dan pengadfian kepada masyarakat sesuai dengan ruang lingkup islamic green technology dan management.
3. Mencari, melakukan, membina serta meningkatkan kerjasama antar instasi maupun swasta.
4. Menyusun arah kebijakan pusat study islamic green techonology dan management yang sesuai dengan visi, misi dan tujuan LPPM UINSA serta mendukung pula visi dan misi UINSA.

Berdasarakan SK Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Sunan Ampel Surabaya, menjelaskan tugas dan tanggung jawab Divisi Bidang Keahlian Teknologi Aplikasi sebagai berikut :

1. Mengusahakan indeksasi dan akreditasi jurnal.
2. Menentukan keanggotaan dewan editor.
3. Mendefinisikan hubungan antara penerbit, editor, mitra bestari, dan pihak lain dalam suatu kontrak.
4. Menerapkan norma dan ketentuan mengenai hak atas kekayaan intelektual, khususnya hak cipta.
5. Melakukan telaah kebijakan jurnal dan menyampaikannya kepada pengarang/ penulis, dewan editor, mitra bestari, dan pembaca.
6. Membuat panduan kode berperilaku bagi editor dan mitra bestari.
7. Memublikasikan jurnal secara teratur.
8. Menjamin ketersediaan sumber dana untuk keberlanjutan penerbitan jurnal.
9. Membangun jaringan kerjasama dan pemasaran.
10. Mempersiapkan perizinan dan aspek legalitas lainnya.

Berdasarakan SK Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Sunan Ampel Surabaya, menjelaskan tugas dan tanggung jawab Divisi Bidang Keahlian Teknologi Aplikasi sebagai berikut :

1. Merancang produk teknologi tepat guna berbasis riset dan pengabdian.
2. Membuat produk teknologi tepat guna berbasis riset dan pengabdian.
3. Melakukan pengujian teknologi tepat guna agar sesuai dengan kebermanfaatannya.

Berdasarakan SK Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Sunan Ampel Surabaya, menjelaskan tugas dan tanggung jawab Divisi Bidang Manajemen sebagai berikut :

1. Melakukan standarisasi bidang teknologi berbasis framework ITIL.
2. Mengatur standart pelayanan yang digunakan berbasis ISO.
3. Membuat dokumentasi dari teknologi yang dibuat berdasarkan ITIL.

Berdasarakan SK Dekan Fakultas Sains dan Teknologi UIN Sunan Ampel Surabaya, menjelaskan tugas dan tanggung jawab Divisi Bidang Sistem Cerdas sebagai berikut :

1. Menentukan kecerdasan buatan yang digunakan untuk permasalahan berbasis riset dan pengandian masyarakat.
2. Mengimplementasikan sistem cerdas terhadap produk teknologi yang dikembangkan.

Berdasarkan kebijakan landasan hukum dan struktur organisasi dalam sistem tata pamong PS, praktik implementasi tata pamong tersebut dilaksanakan secara konsisten dan sesuai dengan 5 prinsip (kredibel, transparan, akuntabel, bertanggung jawab, dan adil) sebagai berikut:

Prinsip Kredibel sistem tata pamong Prodi Sistem Informasi dapat dilihat dari beberapa indikator yang sudah dilaksanakan seperti sebagai berikut:

1. Tata cara pemilihan dan pengangkatan Ketua dan Sekretaris Prodi telah mengacu pada Statuta UIN Sunan Ampel Surabaya .
2. Seorang Dosen yang diusulkan menjadi Ketua Prodi harus sudah berstatus PNS, beragama Islam dan berakhlak mulia, minimal telah S2 (Master) dan memiliki jabatan fungsional paling rendah Lektor.
3. Semua Dosen PS Sistem Informasi merupakan lulusan Magister (S2) bidang Sistem Informasi dan Teknik Informatika dari berbagai Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia, seperti ITB (Institut Teknologi Bandung), ITS (Institut Teknologi Sepuluh Nopember) Surabaya, Universitas Gajah Mada (UGM) dan Universitas Brawijaya Malang. Sehingga Dosen PS Sistem Informasi merupakan dosen yang memiliki kapabilitas kredibel dalam bidang Sistem Informasi.
4. Kepercayaan Kementrian Agama Kanwil Jawa Timur untuk membuat sistem informasi pengawas madrasah dibawah naungan kementrian agama se jawa timur.
5. Selain itu, di level pemilihan Dosen pengampu mata kuliah, PS Sistem Informasi melakukan pemetaan terhadap bidang keahlian dan minat dosen dengan mengadakan survei pemetaan dosen secara online. Sehingga, mata kuliah dalam PS Sistem Informasi benar-benar diampu oleh orang yang kompeten di bidangnya.

Prinsip transparan pada sistem tata pamong Prodi Sistem Informasi dapat dilihat dari praktik yang telah berjalan sebagai berikut :

1. Penyusunan Rencana Strategis Prodi melibatkan unsur pimpinan fakultas, gugus kendali mutu dan tenaga kependidikan.
2. Penyusunan Program Kerja Prodi dilakukan pada tiap awal perkuliahan dengan melibatkan Dosen-dosen Prodi dan tenaga kependidikan yang bernaung dalam Prodi.
3. Penerapan Monitoring dan Evaluasi (Monev) keuangan Prodi dilakukan setiap tahun oleh Satuan Pemeriksa Internal (SPI) dan pemeriksa eksternal yang dilakukan oleh BPK dan Irjen Kemenag.
4. Pelaksanaan penilaian dosen menggunakan aplikasi dimana keluaran aplikasi adalah saran yang ditulis mahasiswa untuk dosen per matakuliah, per semester dan per PS.
5. Pelaksanaan pengelolaan akademik dapat diketahui oleh semua pihak menggunakan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) yang bisa diakses online oleh mahasiswa maupun wali mahasiswa pada alamat tautan http://siakad.uinsby.ac.id. Informasi yang dapat diakses melalui SIAKAD diantaranya jurnal perkuliahan, perwalian mahasiswa, transkrip nilai, kurikulum dan lain-lain.

Sedangkan prinsip akuntabel pada tata pamong telah dijalankan oleh Prodi Sistem Informasi yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Perkuliahan oleh Dosen tiap semester dilakukan monitoring dan evaluasi oleh pimpinan terkait metode pembelajaran, konten dan profesionalitas dosen. Selain itu, setiap akhir semester mahasiswa diminta untuk mengisi form survei untuk menilai dosen-dosen yang mengampu perkuliahan. Hal ini telah sesuai dengan SOP yang berlaku.
2. Pada tiap awal perkuliahan, PS Sistem Informasi mengajukan rencana anggaran biaya untuk pelaksanaan perkuliahan semester berjalan, yang meliputi rencana kegiatan pengayaan kompetensi, rencana kegiatan kemahasiswaan, rencana dan kebutuhan praktikum. Semua perencanaan tersebut tertuang dalam rencana RKAKL yang diserahkan kepada Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas untuk dibawa dan diusulkan ke Universitas.
3. Laporan pertanggungjawaban PS dalam bidang akademik maupun keuangan tertuang dalam dokumen monev setiap tahun. Pelaksana monev internal keuangan oleh SPI (Satuan Pemeriksan Internal) dan monev Prodi oleh LPM (Lembaga Penjamin Mutu).

Adapun prinsip bertanggung jawab pada tata pamong PS Sistem Informasi dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pada tiap akhir semester, Fakultas memfasilitasi Prodi untuk mengumpulkan orang tua mahasiswa dan menyerahkan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa. Pertemuan ini melibatkan perkumpulan Ikatan Orang Tua Mahasiswa (IKOMA). Pada forum ini, para orang tua mahasiswa dapat mengetahui dan bertanya tentang kemajuan belajar putra putri mereka. Selain itu, pimpinan PS Sistem Informasi juga memiliki kesempatan untuk menyampaikan permasalahan belajar jika terdapat mahasiswa yang memiliki masalah dalam perkuliahan.
2. Tanggung jawab kepada mahasiswa tidak hanya ditunjukkan pada saat mengampu mata kuliah, namun juga dengan saat melakukan perwalian dan bimbingan kemajuan belajar mahasiswa. Proses perwalian dicatat dalam SIAKAD sehingga kemajuan belajar mahasiswa dapat dipantau.
3. Tanggung jawab kepada masyarakat dilaksanakan dengan mengadakan berbagai kegiatan pengabdian masyarakat dalam berbagai bentuk seperti siaran radio melalui RRI Pro2 FM, pelatihan dan tutorial komputer ke sekolah-sekolah, dan lain-lain.
4. Pelaksanaan tugas PS dijalankan secara amanah sesuai dengan job description masing-masing sehingga dapat dipertanggungjawabkan secara vertikal kepada Alloh SWT.

Prinsip adil pada tata pamong yang telah dijalankan PS Sistem Informasi dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Semua sivitas akademika PS Sistem Informasi mendapatkan perlakuan yang sama sesuai ketentuan yang berlaku. Termasuk kesempatan untuk menjabat sebagai pimpinan Prodi. Selama memiliki memenuhi kualifikasi yang ditetapkan di dalam statuta UIN Sunan Ampel, maka setiap Dosen memiliki peluang dan kesempatan yang sama.
2. Ketua PS Sistem Informasi tidak membedakan masa kerja dan jenis kelamin terhadap personil pendidikan, adapun yang menjadi ukuran adalah kinerja masing-masing.
3. Memberikan kesempatan kepada semua sivitas Prodi untuk mengikuti pengembangan institusi, akademik dan karir.
4. Memberikan pelayanan konsultasi akademik yang sama bagi seluruh mahasiswa PS Sistem Informasi. Setiap mahasiswa berhak mendapatkan bimbingan dari Dosen wali berdasarkan pembagian yang adil oleh pimpinan PS Sistem Informasi. Hal ini tertuang dalam SK Dekan tentang Dosen wali mahasiswa.
5. Memberikan kesempatan fasilitas pembelajaran yang sama untuk seluruh mahasiswa, tanpa membedakan apakah mahasiswa diterima dari jalur prestasi (SNMPTN), jalur seleksi (SBMPTN) ataupun dari jalur mandiri.

PS Sistem Informasi dipimpin oleh seorang Ketua Program Studi (Kaprodi) dan dibantu oleh Satu Sekretaris Program Studi (Sekprodi). Ketua Prodi dipilih diantara dosen tetap yang berijazah Magister (S2) minimal berpangkat Lektor
dalam bidang Ilmu Komputer atau Sistem Informasi. Dalam melaksanakan tugasnya, Kaprodi dibantu oleh seorang Sekretaris Prodi. Tugas Sekretaris Prodi adalah membantu Ketua PS dalam melaksanakan administrasi PS.

Kepemimpinan PS Sistem Informasi yang diterapkan meliputi:

1. Kepemimpinan Operasional
2. Kepemimpinan Organisasional
3. Kepemimpinan Publik

Kegiatan operasional yang dilakukan Prodi Sistem Informasi dalam menjalankan aktivitas akademik senantiasa di koordinir oleh Kaprodi dibantu oleh Sekprodi. Kegiatan operasional tersebut dilakukan dengan terencana dengan sepengetahuan pimpinan Fakultas Sains dan Teknologi dan atas usulan Dosen-dosen Prodi Sistem Informasi.

Ketua PS merupakan pejabat yang langsung membawahi sekretaris, staf dosen dan laboran. Kaprodi bertugas dalam memimpin dan mengelola operasional PS dan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi secara optimal dalam rangka pencapaian visi, misi dan tujuan PS.

Dalam menjalankan tugas kepemimpinannya, Kaprodi menggunakan pola delegatif dimana masing-masing pejabat struktural dibawah PS diberikan tanggung jawab sesuai dengan tugas ataupun porsi kerja yang telah ditentukan dalam rangka menjalankan amanah Program Kerja yang telah ditetapkan. Dalam setiap distribusi tugas, Kaprodi melaksanakan fungsi planning, organizing, actuating, controlling dan evaluating agar pekerjaan dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.

Untuk menjamin kepemimpinan organisasional yang efektif, Ketua PS mengkoordinir berbagai elemen terkait dengan komunikasi organisasi melalui rapat dan pengambilan keputusaan sebagai sebagai berikut:

1. Rapat Fakultas, peserta terdiri Dekan, Wakil Dekan serta para Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi. Biasanya diadakan setiap awal dan akhir semester, dan setiap bulan.
2. Rapat Gugus kendali mutu, peserta terdiri Gugus Kendali Mutu, Sekretaris Gugus kendali mutu, Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi.
3. Rapat Pengurus Prodi, peserta terdiri dari Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Laboran serta tenaga kependidikan.
4. Rapat Dosen, peserta terdiri dari Ketua Prodi, Sekretaris Prodi, Dosen, Laboran.
5. Rapat Tim Jurnal , peserta terdiri dari Ketua Prodi, Sekretaris Prodi serta anggota tim jurnal.
6. Rapat Tim Borang , peserta terdiri dari Ketua Prodi, Sekretaris Prodi serta anggota tim borang Prodi.
7. Rapat Tim Kurikulum , peserta terdiri dari Ketua Prodi, Sekretaris Prodi serta anggota tim kurikulum.
8. Rapat Tim Ad-hoc, peserta terdiri dari Ketua Prodi, Sekretaris Prodi serta anggota tim ad-hoc yang disusun secara insidental, misalnya terkait kegiatan/event seperti seminar, kuliah lapangan, kuliah tamu, dan lainlain.

Setiap rapat yang dilakukan oleh tim dibawah Prodi senantiasa dihadiri oleh pimpinan program studi (Kaprodi dan/atau Sekprodi) yang hasilnya tertuang dalam risalah rapat sehingga kemajuan masing-masing tim dapat dikontrol dan dievaluasi oleh pimpinan Prodi.

Kaprodi juga berperan dalam menjembatani komunikasi dalam bentuk masukan dan kritikan membangun dari dosen kepada pimpinan fakultas dan universitas, serta sebaliknya. Dengan demikian, prinsip organisasional program studi dapat terjaga dengan baik

Ketua PS dalam sektor kepemimpinan publik dalam berbagai kesempatan
acapkali menjadi inisiator dan komunikator dalam membangun hubungan kerjasama dalam berbagai bentuk dengan lembaga eksternal. Kerjasama
eksternal dilakukan dalam rangka pengembangan PS Sistem Informasi baik
untuk kegiatan Tri Dharma Dosen maupun untuk pengembangan skill
mahasiswa. Selain itu, pimpinan PS Sistem Informasi senantiasa mendorong
para dosen agar mampu dapat memperluas peran dan menjadi rujukan publik
bagi masyarakat.

Ketua PS merupakan pejabat yang langsung membawahi sekretaris, staf dosen dan laboran. Kaprodi bertugas dalam memimpin dan mengelola operasional PS dan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi secara optimal dalam rangka pencapaian visi, misi dan tujuan PS.

Dalam menjalankan tugas kepemimpinannya, Kaprodi menggunakan pola delegatif dimana masing-masing pejabat struktural dibawah PS diberikan tanggung jawab sesuai dengan tugas ataupun porsi kerja yang telah ditentukan dalam rangka menjalankan amanah Program Kerja yang telah ditetapkan. Dalam setiap distribusi tugas, Kaprodi melaksanakan fungsi planning, organizing, actuating, controlling dan evaluating agar pekerjaan dapat terlaksana dengan sebaik-baiknya.

PS melakukan fungsi planning terkait dengan kegiatan perumusan visi, misi, dan tujuan serta sasaran yang terukur dan realistik untuk dicapai dan mengacu kepada program Fakultas dan Renstra PS, sehingga program kerja PS sesuai dengan pola yang dikembangkan Fakultas maupun Universitas. Berdasarkan hal tersebut, dibuat Rencana Kerja Tahunan (RKT) serta anggaran yang diperlukan pada minggu ke-2 Bulan Oktober dua tahun sebelumnya, dengan melibatkan seluruh dosen, laboran dan tenaga kependidikan dalam satu mekanisme Rapat Prodi. Proses penyusunan anggaran ini mengacu SOP Penyusunan Anggaran yang termuat dalam Dokumen SOP UINSA meliputi :

1. Perencanaan pengadaan peralatan/inventaris, bahan habis laboratorium, modul praktikum dan buku;
2. Perencanaan kebutuhan dosen dan tenaga kependidikan;
3. Perencanaan peningkatan kualifikasi dan kompetensi SDM (studi lanjut dan pelatihan);
4. Peningkatan mutu pengelolaan pembelajaran; dan
5. Peningkatan kompetensi mahasiswa melalui pelatihan.

Sedangkan perencanaan lain yang tidak tertuang dalam RKT adalah:

1. perencanaan beban mengajar;
2. pengaturan dosen pembimbing KP, PA serta dosen wali; dan
3. perencanaan okupansi laboratorium.

Program kerja PS tersebut kemudian diintegrasikan dalam program kerja tahunan FST oleh Kepala Bagian Tata Usaha melalui mekanisme Rapat Pimpinan Prodi dan Dekanat. Selanjutnya usulan tersebut akan diusulkan kepada Universitas.

Perencanaan-perencanan yang bersifat operasional dan teknis dilakukan PS Sistem Informasi dengan menggunakan mekanisme rapat prodi yang terjadwal, misalnya setiap awal semester dilakukan perencanaan untuk kegiatan akademis pada semester bersangkutan, seperti penentuan matakuliah yang diampu oleh masing-masing tenaga akademik serta rencana kerjasama dengan vendor atau rencana kuliah tamu.

Dalam menjalankan tri dharma prodi berkoordinasi dengan pimpinan Fakultas serta gugus kendali mutu. Koordinasi dilakukan secara berkala dalam rentang waktu bulanan, atau secara insidental jika diperlukan. Selain itu PS Sistem Informasi juga melakukan koordinasi rutin dalam bentuk Rapat Dosen Prodi, yang dilakukan dalam rentang waktu mingguan. Hal ini dilakukan dengan melibatkan semua sumberdaya yang ada, baik dosen, laboran maupun tenaga kependidikan. Serta mengirim dosen untuk melakukan pelatihan seperti oracle academy dan atau Inixindo agar keterampilan dosen sesuai dengan teknologi terkini.

Untuk memudahkan pengorganisasian dosen, PS Sistem Informasi melakukan pemetaan minat dan kompetensi dosen, serta membuat suatu pangkalan data terkait curriculum vitae dosen. Hal ini penting, agar pimpinan PS Sistem Informasi dapat memetakan, menugaskan serta mengarahkan dosen yang bersangkutan terkait mata kuliah yang akan diampu, atau penelitian serta pengabdian masyarakat yang akan dilakukan. Gambar 2.9. menggambarkan peta kompetensi dosen-dosen PS Sistem Informasi. Pada gambar tersebut terlihat, minat dan kompetensi dosen yang terdistribusi ke dalam berbagai bidang Sistem Informasi. Dengan informasi ini, pimpinan PS Sistem Informasi dapat dengan mudah menentukan The right man on the right job.

Pengelolaan tenaga kependidikan dilakukan dengan meningkatkan kemampuan melalui pelatihan dan workshop yang berkaitan dengan ketataadministrasian dan Teknologi Informasi guna menunjang pelayanan proses pembelajaran dan pengembangan PS Sistem Informasi. Misalnya pelatihan penggunaan SIMPEG (Sistem Kepegawaian), pengoperasionalan MS Office dan lain-lain.

Fungsi Staffing dapat diartikan sebagai proses penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan upaya agar setiap sumberdaya manusia memberi daya guna maksimal kepada organisasi. Dalam rangka melakukan kegiatan keseharian, adanya penambahan wewenang dan tanggung jawab terhadap seorang staf disesuaikan dengan volume kegiatan masing- masing dosen atau staf. Oleh karenanya, melalui proses staffing inilah pekerjaan tidak akan menumpuk di tangan satu atau dua orang saja.

Dalam kaitannya dengan fungsi staffing PS Sistem Informasi melakukan hal-hal sebagai berikut:

Proses Leading (memimpin) dapat meliputi lima macam kegiatan, yakni

1. mengambil keputusan,
2. mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pimpinan dan bawahan,
3. memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak,
4. memberikan direction atau arahan kepada bawahan terhadap bagaimana bergerak atau melangkah,
5. memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Aktivitas pengambilan keputusan prodi yang membutuhkan kesepakatan bersama, maka ketua PS mengundang pihak-pihak yang terkait untuk melakukan rapat bersama sehingga diperoleh keputusan bersama. Hal ini terutama dilakukan berkaitan dengan tema rencana pengembangan prodi, kerjasama eksternal serta pengembangan SDM. Komunikasi Kaprodi, Sekprodi dengan dosen dan staff diwujudkan dalam bentuk memberikan pengarahan dan motivasi serta melakukan komunikasi dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan prodi untuk mencapai visi, misi, sasaran dan tujuan PS.

Aktivitas pengarahan dan motivasi dilakukan antara lain pada saat rapat dosen awal semester, sedangkan pengarahan kepada staff dilakukan pada saat rapat dengan staff ataupun pengarahan-pengarahan dan motivasi yang tidak terstruktur jadwalnya.

Selain itu fungsi leading juga dilakukan melalui pemberian keteladanan, penegakan reward and punishment seperti pemberian penghargaan bagi tenaga akademik yang berprestasi dan memberi peringatan kepada tenaga akademik yang kinerjanya belum optimal agar meningkatkan prestasinya dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Keteladanan pimpinan PS Sistem Informasi ditunjukkan dalam hal kedisiplinan dan kinerja selama perkuliahan berlangsung. Disamping itu, pimpinan PS Sistem Informasi seringkali menjadi inisiator dan komunikator dalam menjalin kerjasama dengan pihak luar.

Program Studi Sistem informasi senantiasa melakukan mekanisme controlling terhadap pelaksanan kegiatan perkuliahan tiap semesternya. Aktivitas controlling dilakukan dengan cara memantau sebelum, selama dan setelah kegiatan bagi semua program kerja prodi. Pemantauan kegiatan dilakukan dengan cara memberikan manual prosedur bagi setiap kegiatan, mencocokkan kesesuaian antara pelaksanaan dengan manual prosedur dan mengevaluasi hasil akhir.

Aktivitas controlling yang dilakukan PS Sistem Informasi meliputi:

Sementara evaluasi eksternal dilakukan dengan melibatkan pakar keilmuan bidang sistem informasi untuk proses evaluasi kurikulum dan dilakukan juga dengan pengajuan laporan dalam bentuk evaluasi PS kepada Kementerian Agama (EMIS) dan Kemenristekdikti (Forlapdikti). PS memberikan teguran atau sanksi bagi dosen yang tidak melaksanakan tugas sebagaimana mestinya.

Proses penjaminan mutu internal dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM) yang berada dibawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). GKM bertugas mengkoordinasikan, mengendalikan, mengaudit, memantau, menilai, dan mengembangkan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik (Ortaker UINSA, PMA 8 tahun 2014 pasal 72), yang memiliki 3 Pusat sebagaimana diatur dalam pasal 77 yaitu; (a) Pusat Pengembangan Standar Mutu; (b) Pusat Audit dan Pengendalian Mutu, (c) dan Pusat pendampingan dan Pengembangan Mutu Mahasiswa. GKM melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses pendidikan serta pelaksanaan SOP pelayanan secara berkelanjutan. Dalam menjalankan fungsinya GKM bertanggung jawab langsung kepada Rektor.

Mengacu pada Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 tahun 20141, tugas lembaga ini adalah mengembangkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengaudit, memantau, dan menilai mutu penyelenggaraan kegiatan akademik. Dalam konteks pembelajaran, tugas tersebut dirinci menjadi:

1. menyusun kebijakan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik dan pembelajaran,
2. menerapkan dan memelihara proses-proses yang dibutuhkan dalam implementasi sistem manajemen mutu akademik dan pembelajaran,
3. memastikan ketercapaian sasaran mutu akademik dan pembelajaran serta tindak lanjut penanganannya bila ada keluhan proses layanan terkait mutu akademik dan pembelajaran,
4. melakukan review terhadap dokumen-dokumen prosedur atau dokumen mutu terkait akademik dan pembelajaran, serta
5. menyelenggarakan kegiatan audit mutu internal terkait proses pembelajaran sebagai komitmen implementasi sistem manajemen mutu akademik.

Di level fakultas, GKM dibentuk Untuk menopang kinerja LPM yang sesuai Surat Keputusan Rektor no 476 tahun 2018. GKM sebagai kepanjangan tangan sekaligus mitra LPM di fakultas, memiliki tugas dan fungsi:

1. melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan mutu akademik dan pembelajaran di PS,
2. melaksanakan audit mutu internal (AMI) terkait mutu akademik dan pembelajaran di PS,
3. merencanakan dan melakukan survei kepuasan mahasiswa dalam konteks pembelajaran
4. mendokumentasikan berbagai hasil kegiatan, monitoring, evaluasi, dan audit di bidang mutu akademik dan pembelajaran serta mempublikasikan hasil kegiatan GKM.

Adapun Audit Mutu Internal oleh GKM diatur dengan SOP dengan nomor Dokumen UINSA-QA/PM/01/06. Dalam Manual Mutu UIN Sunan Ampel Surabaya dengan Nomor Dokumen UIN-QA/MM. Dengan pelaksana pada PS berada di bawah koordinasi Gugus Kendali Mutu.

Pelaksanaan penjaminan mutu internal oleh GKM dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, yakni audit internal dan survey kepuasan mahasiswa yang dilaksanakan (satu) kali per semester untuk menjamin perbaikan dan peningkatan kualitas PS. Survei ini membandingkan antara tingkat kepentingan suatu aspek dengan realisasinya di lapangan, dengan skala 1 untuk nilai terendah, dan 7 untuk nilai tertinggi. Adapun aspek yang dinilai dalam proses penjaminan mutu internal Sistem Informasi antara lain :

Mengukur indeks perkuliahan mahasiswa atas akses terhadap informasi (Nilai 87,49), sikap dosen dalam melayani mahasiswa (Nilai 86,47), performa dosen saat mengajar (Nilai 87,12), dan kenyamanan ruang kuliah (66,22). Dari hasil rekap survei kepuasan perkuliahan Prodi Sistem Informasi (Tabel 2.5) didapatkan nilai rata-rata total 81,74 (Baik).

Mengukur indeks kepuasan pelayanan akademik dengan aspek penilaian akses terhadap informasi (Nilai 85,4), sikap petugas dalam melayani pengguna layanan (Nilai 87,6), kemudahan pengguna dalam mencari informasi tanpa bantuan petugas (Nilai 91,7), serta kenyamanan tempat pelayanan (Nilai 91,2). Tabel 2.5 menjelaskan rekap hasil survei kepuasan pelayanan akademik Prodi Sistem Informasi dengan nilai rata-rata total 88,74 (Baik).

Mengukur indeks kepuasan mahasiswa terhadap perwalian/kepenasehatan akademik dengan aspek penilaian, yaitu: akses terhadap informasi (Nilai 80,53), sikap dosen dalam melayani mahasiswa (83,54), performansi dosen saat pembimbingan (86,81), dan kenyamanan saat bimbingan (Nilai 88,73). Berdasarkan hasil rekap survei kepuasaan perwalian, didapatkan nilai rata-rata total sebesar 84,54 (Baik).

Mengukur indeks kepuasan mahasiswa terhadap perpustakaan terhadap beberapa aspek, yaitu akses terhadap informasi (Nilai 72,63), sikap petugas dalam melayani (Nilai 72,73), kemudahan pengguna dalam pencarian informasi tanpa bantuan petugas (Nilai 72,12), perpustakaan sebagai sebuah tempat (Nilai 78,86). Berdasarkan survei yang dilakukan hasil rata-rata total kepuasan terhadap perpustakaan adalah 73,92 (Cukup).

Salah satu proses penjaminan mutu yang dilakukan adalah monitoring aktivitas pembelajaran dosen yang dilaksanakan oleh Unit Penjamin Mutu PS Sistem Informasi. Aktivitas monev dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu: (1) melalui penilaian mahasiswa, dan (2) melalui monitoring lapangan oleh pimpinan. Evaluasi kinerja dosen melalui penilaian mahasiswa dilakukan dengan mempertimbangkan 4 kompetensi dosen yaitu kompetensi pedagogik, kompetensi professional, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial, yang dijabarkan dalam 18 indikator.

Evaluasi dilakukan terhadap seluruh mata kuliah yang diberikan pada semester berjalan. Mahasiswa diminta memberi nilai yang dikategorikan dalam 5 (lima) penilaian yaitu; tidak memuaskan, kurang memuaskan, cukup, memuaskan dan sangat memuaskan. Selanjutnya hasil penilaian dan akumulasi akan dipresentasikan dalam rapat evaluasi dosen.

Disamping itu, proses monitoring dan evaluasi dilakukan oleh pimpinan fakultas, gugus kendali mutu, dan PS melalui visitasi kelas pada saat pembelajaran dosen. Setiap dosen akan dilakukan visitasi kelas sebanyak 1 kali dalam 1 semester oleh 1 orang pimpinan. Pada visitasi ini terdapat instrumen monitoring dan evaluasi yang akan diisi oleh pimpinan fakultas, jatau PS yang bertugas dalam visitasi kelas. Proses visitasi dilakukan sewaktu-waktu tanpa sepengetahuan dosen agar proses monitoring dan evaluasi dapat berjalan optimal.

Instrumen visitasi pimpinan saat pembelajaran dosen dikelas yaitu:

• Kesesuaian antara RPS dengan praktik pembelajaran
• Model pembelajaran
• Pemanfaatan media pembelajaran
• Ketercapaian kompetensi mahasiswa
• Integrasi Keislaman dan Keilmuan
• Rencana penelitian dan pengabdian masyarakat

Adapun bentuk penjaminan mutu eksternal dilakukan melalui mekanisme:

Dengan melakukan promosi yang dilakukan secara rutin oleh institusi maupun PS, diantaranya:

1. Upaya yang dilakukan oleh institusi adalah dengan promosi melalui brosur, spanduk, memasang baliho, iklan media cetak dan elektronik serta promosi (presentasi), pembuatan Website Universitas www.uinsby.ac.id.
2. Sosialisasi Prodi oleh Humas UINSA saat adanya kunjungan siswa dari sekolah/madrasah yang berkunjung ke UINSA.
3. Sosialisai Humas UINSA untuk mempromosikan prodi Sistem Informasi yang dilakuakan di SMA,MA, SMK dan Pameran pendidikan di tahun 2017.
4. Selain itu Prodi bekerja sama dengan Himaprodi mengadakan kegiatan lomba dan pameran yang ditujukan untuk pelajar SMA dan SMK dalam bidang aplikasi dan sistem informasi (Gambar 2.30 & Gambar 2.31). Hal ini untuk memperkenalkan keberadaan Prodi Sistem Informasi kepada calon mahasiswa untuk memberikan alternatif bagi mereka.
5. Selain itu melakukan sosialisasi kompetensi dan prospek kerja untuk bidang keahlian Sistem Informasi.
6. Memotivasi mahasiswa agar berpartisipasi dalam berbagai event lomba baik di tingkat lokal, regional, maupun nasional sehingga dapat meningkatkan reputasi PS Sistem Informasi bagi calon mahasiswa.
7. Berusaha meningkatkan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang memiliki kontribusi nyata pada masyarakat. Semua itu dilakukan oleh tim khusus dari panitia penerimaan mahasiswa baru bekerjasama dengan pengelola prodi dan himpunan mahasiswa prodi Sistem Informasi (himaprodi)

Ada beberapa upaya yang dilakukan untuk peningkatan mutu manajemen PS Sistem Informasi:

1. PS menyebarkan angket untuk mendapatkan umpan balik terhadap pelayanan PS kepada mahasiswa.
2. Mengikutsertakan dosen dan mahasiswa dalam workshop kepemimpinan, serta pelatihan manajemen kependidikan secara periodik.
3. Mengadakan rapat dosen serta dialog dengan mahasiswa untuk menjaring aspirasi dan pendapat dari dosen dan mahasiswa untuk peningkatan mutu manajemen.
4. Pelayanan akademik berbasis TI menggunakan SIAKAD, dan e-learning untuk mempercepat dan membantu dalam manajemen prodi.
5. Peningkatan pelayanan akademik antara lain penjadwalan kuliah yang baik, kelancaran pelaksanaan registrasi mahasiswa dan lain-lain.
6. Melaksanakan audit mutu Internal oleh LPM/GKM.

Upaya Prodi Sistem Informasi dalam meningkatkan mutu lulusan adalah:

1. Melaksanakan proses pembelajaran dengan Kurikulum Berbasis Kompetensi.
2. Melaksanakan penjaminan mutu melalui kegiatan monitoring dan evaluasi kurikulum dan proses pembelajarannya secara berkala.
3. Mengikut sertakan semua dosen tetap pada program pekerti dan applied approach untuk peningkatan kemampuan dosen dalam pengajaran.
4. Peningkatan kualitas laboratorium penunjang pendidikan dan penelitian, Peningkatan kuantitas dan kualitas buku referensi, jurnal pada ruang baca dan perpustakaan universitas.
5. Pemasangan Jaringan Internet di laboratorium maupun lingkungan kampus menggunakan wifi.
6. Penelitian dosen, pengabdian kepada masyarakat dengan melibatkan mahasiswa.
7. Mengikutsertakan mahasiswa dalam berbagai program kegiatan akademik, kompetisi dan penelitian,
8. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mengambil ujian sertifikasi profesi yang diakui BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi)
9. Memberikan kesempatan magang dan kerja praktek bagi mahasiswa pada perusahaanatau lembaga eksternal untuk memperdalam skill yang dimiliki,
10. Memperbaiki sistem belajar mengajar sesuai dengan kebutuhan pasar, dan Memberikan bekal tambahan (comunication skills, kewirausahaan) bagi mahasiswa diluar materi perkuliahan
11. Dukungan prodi terhadap kegiatan-kegiatan himpunan mahasiswa, khususnya dibidang yang berkaitan dengan keilmuan, seperti penyelenggaraan acara pelatihan yang dilaksanakan secara rutin tiap tahun.

Beberapa upaya dilakukan oleh prodi Sistem Informasi untuk menjalin kerjasama dengan mitra. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai wujud pengabdian kepada masyarakat, pemasaran PS, dan untuk meningkatkan mutu lulusan PS dalam bentuk kerja praktek. Kerjasama antara lain dilakukan dengan asosiasi profesi,sekolah-sekolah, Industri, Perusahaan, Kontraktor/Konsultan, dan lainnya. Adapun beberapa kerjasama dengan mitra adalah sebagai berikut:

PS Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Sunan Ampel senantiasa berupaya meraih dana hibah kompetitif dengan cara memberikan informasi adanya seleksi dana hibah kompetitif baik dari UIN Sunan Ampel Surabaya maupun dari luar. Info tersebut disampaikan dalam forum rapat dosen, pencantuman informasi hibah di website dan media sosial, group sms maupun langsung dikirim ke email bapak ibu dosen. Prodi memfasilitasi dengan membuat kelompok penelitian bagi dosen maupun mahasiswa.

Adapun dosen Prodi Sistem Informasi yang memperoleh dana hibah penelitian kolektif dan individual dalam beberapa tahun terakhir adalah sebagai berikut: