2.4 Penjaminan Mutu

Penjaminan Mutu Internal

Proses penjaminan mutu internal dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM) yang berada dibawah koordinasi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM). GKM bertugas mengkoordinasikan, mengendalikan, mengaudit, memantau, menilai, dan mengembangkan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik (Ortaker UINSA, PMA 8 tahun 2014 pasal 72), yang memiliki 3 Pusat sebagaimana diatur dalam pasal 77 yaitu; (a) Pusat Pengembangan Standar Mutu; (b) Pusat Audit dan Pengendalian Mutu, (c) dan Pusat pendampingan dan Pengembangan Mutu Mahasiswa. GKM melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan proses pendidikan serta pelaksanaan SOP pelayanan secara berkelanjutan. Dalam menjalankan fungsinya GKM bertanggung jawab langsung kepada Rektor.

Mengacu pada Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 tahun 20141, tugas lembaga ini adalah mengembangkan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengaudit, memantau, dan menilai mutu penyelenggaraan kegiatan akademik. Dalam konteks pembelajaran, tugas tersebut dirinci menjadi:

  1. menyusun kebijakan mutu penyelenggaraan kegiatan akademik dan pembelajaran,
  2. menerapkan dan memelihara proses-proses yang dibutuhkan dalam implementasi sistem manajemen mutu akademik dan pembelajaran,
  3. memastikan ketercapaian sasaran mutu akademik dan pembelajaran serta tindak lanjut penanganannya bila ada keluhan proses layanan terkait mutu akademik dan pembelajaran,
  4. melakukan review terhadap dokumen-dokumen prosedur atau dokumen mutu terkait akademik dan pembelajaran, serta
  5. menyelenggarakan kegiatan audit mutu internal terkait proses pembelajaran sebagai komitmen implementasi sistem manajemen mutu akademik.

Di level fakultas, GKM dibentuk Untuk menopang kinerja LPM yang sesuai Surat Keputusan Rektor no 476 tahun 2018. GKM sebagai kepanjangan tangan sekaligus mitra LPM di fakultas, memiliki tugas dan fungsi:

  1. melakukan pengawasan, pengendalian dan evaluasi pelaksanaan mutu akademik dan pembelajaran di PS,
  2. melaksanakan audit mutu internal (AMI) terkait mutu akademik dan pembelajaran di PS,
  3. merencanakan dan melakukan survei kepuasan mahasiswa dalam konteks pembelajaran
  4. mendokumentasikan berbagai hasil kegiatan, monitoring, evaluasi, dan audit di bidang mutu akademik dan pembelajaran serta mempublikasikan hasil kegiatan GKM.

Adapun Audit Mutu Internal oleh GKM diatur dengan SOP dengan nomor Dokumen UINSA-QA/PM/01/06. Dalam Manual Mutu UIN Sunan Ampel Surabaya dengan Nomor Dokumen UIN-QA/MM. Dengan pelaksana pada PS berada di bawah koordinasi Gugus Kendali Mutu.

Dokumen Pendukung

Pelaksanaan penjaminan mutu internal

Pelaksanaan penjaminan mutu internal oleh GKM dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, yakni audit internal dan survey kepuasan mahasiswa yang dilaksanakan (satu) kali per semester untuk menjamin perbaikan dan peningkatan kualitas PS. Survei ini membandingkan antara tingkat kepentingan suatu aspek dengan realisasinya di lapangan, dengan skala 1 untuk nilai terendah, dan 7 untuk nilai tertinggi. Adapun aspek yang dinilai dalam proses penjaminan mutu internal Sistem Informasi antara lain :

1) Kepuasan Perkuliahan

Mengukur indeks perkuliahan mahasiswa atas akses terhadap informasi (Nilai 87,49), sikap dosen dalam melayani mahasiswa (Nilai 86,47), performa dosen saat mengajar (Nilai 87,12), dan kenyamanan ruang kuliah (66,22). Dari hasil rekap survei kepuasan perkuliahan Prodi Sistem Informasi (Tabel 2.5) didapatkan nilai rata-rata total 81,74 (Baik).

Tabel 2.4.1

No.
Pernyataan
KEPENTINGAN
PERFORMA
INDEKS
AI
Akses Terhadap Informasi (Acces to Information)
5.63
4.93
87.49
1
Menyampaikan program perkuliahan di awal semester
5.85
5.25
89.74
2
Menyampaikan mekanisme penilaian matakuliah secara terbuka
5.70
5.25
92.11
3
Mengembalikan hasil penilaian kepada mahasiswa
5.55
4.50
81.08
4
Memberikan akses untuk memperoleh buku teks/buku ajar/modul perkulaiahan
5.40
4.70
87.04
AS
Sikap Dosen dalam Melayani Mahasiswa (Affect of Service)
5.49
4.74
86.47
1
Merespon setiap pertanyaan mahasiswa secara terbuka
5.80
5.00
86.21
2
Selalu ramah dan sopan pada saat berkomunikasi dengan mahasiswa
5.60
5.35
95.54
3
Menumbuhkan semangat dan minat mahasiswa dalam belajar
5.80
4.90
84.48
4
Menumbuhkan suasana perkuliahan yang menyenangkan.
5.90
4.85
82.20
5
Menyediakan waktu untuk konsultasi mahasiswa
5.20
4.45
85.58
6
Memberikan perhatian terhadap kemajuan belajar mahasiswa
4.85
4.15
85.57
7
Memberikan reward kepada mahasiswa yang merespon setiap pertanyaan dosen
5.25
4.50
85.71
PC
Performansi Dosen pada Saat Mengajar (Personal Control)
5.75
5.01
87.12
1
Berpenampilan menarik, rapi, sopan dan Islami
5.70
5.05
88.60
2
Menguasai materi perkuliahan secara luas dan mendalam
6.10
5.50
90.16
3
Memiliki kemampuan komunikasi dengan bahasa yang mudah difahami oleh mahasiswa
5.65
4.60
81.42
4
Mengajar dengan pendekatan, strategi, metode, model pembelajaran yang sesuai dengan kondisi kelas dan materi perkuliahan
5.55
4.90
88.29
LP
Kenyamanan Ruang Kuliah
4.88
3.24
66.22
1
Memiliki kelengkapan minimal (kursi kuliah sesuai jumlah mahasiswa, meja dan tempat duduk dosen, papan tulis, LCD, spidol, penghapus dll. )
5.20
3.25
62.50
2
Memiliki pendingin yang memadai dan nyaman digunakan sejumlah mahasiswa di kelas ini.
4.85
2.85
58.76
3
Terjaga kebersihannya dan sistem safety
4.85
3.40
70.10
4
Menunjang untuk perkuliahan dengan pendekatan active learning
5.15
4.00
77.67
5
Memiliki komputer yang siap digunakan
4.35
2.70
62.07
Rata-Rata Total
5.42
4.46
81.74

Grafik 2.4.1

2) Kepuasan Pelayanan Akademik

Mengukur indeks kepuasan pelayanan akademik dengan aspek penilaian akses terhadap informasi (Nilai 85,4), sikap petugas dalam melayani pengguna layanan (Nilai 87,6), kemudahan pengguna dalam mencari informasi tanpa bantuan petugas (Nilai 91,7), serta kenyamanan tempat pelayanan (Nilai 91,2). Tabel 2.5 menjelaskan rekap hasil survei kepuasan pelayanan akademik Prodi Sistem Informasi dengan nilai rata-rata total 88,74 (Baik).

Tabel 2.4.2

No.
Pernyataan
KEPENTINGAN
PERFORMA
INDEKS
AI
Akses Terhadap Informasi (Acces to Information)
3.80
3.20
85.40
1
Mendapat kemudahan untuk memperoleh informasi persyaratan pelayanan dan jenis pelayanan di bagian akademik
3.70
2.70
72.88
2
Mendapat fasilitas (komputer dan jaringan internet) yang memadai untuk kemudahan pelayanan
3.50
3.70
105.36
3
Mendapat kejelasan dan kepastian tentang petugas yang melayani
4.30
3.30
77.94
AS
Sikap Petugas dalam Melayani Pengguna Layanan
4.10
3.60
87.60
1
Merespon setiap pertanyaan pengguna layanan secara terbuka
4.30
3.60
82.61
2
Selalu ramah dan sopan pada saat berkomunikasi dengan mahasiswa
3.90
3.10
79.37
3
Kedisiplinan petugas dalam memberikan pelayanan
4.70
3.80
81.33
4
Tanggung jawab petugas dalam memberikan pelayanan
4.00
3.70
92.19
5
Kemampuan petugas dalam memberikan pelayanan
4.50
3.60
79.17
6
Kecepatan petugas dalam memberikan pelayanan
3.80
3.60
95.08
7
Ketepatan pelaksanaan terhadap jadual waktu pelayanan
3.70
3.80
103.39
PC
Kemudahan Pengguna dalam Pencarian Informasi Tanpa Bantuan Petugas
3.80
3.50
91.70
1
Tersedia panduan atau manual prosedur pelayanan yang mudah dipahami oleh pengguna layanan
3.50
3.10
89.29
2
Tersedia papan nama petugas dan bidang layanan yang diberikan
4.20
3.90
94.03
LP
Kenyamanan Tempat Pelayanan
3.60
3.30
91.20
1
Tersedia ruang tunggu dengan tempat duduk yang nyaman
3.50
3.30
92.86
2
Memiliki ruang pelayanan dengan pendingin yang nyaman
3.30
3.60
107.55
3
Tersedia petunjuk untuk sampai ke tempat pelayanan yang tuju sesuai dengan pelayanan yang diinginkan
3.50
3.40
96.43
4
Kewajaran biaya untuk mendapat pelayanan, jika ada
4.10
3.30
81.54
5
Keamanan lingkungan di tempat pelayanan yang dituju
3.60
2.80
77.59
Rata-rata Total
3.89
3.43
88.74

Grafik 2.4.2

3) Kepuasan Perwalian/ Kepenasehatan Akademik

Mengukur indeks kepuasan mahasiswa terhadap perwalian/kepenasehatan akademik dengan aspek penilaian, yaitu: akses terhadap informasi (Nilai 80,53), sikap dosen dalam melayani mahasiswa (83,54), performansi dosen saat pembimbingan (86,81), dan kenyamanan saat bimbingan (Nilai 88,73). Berdasarkan hasil rekap survei kepuasaan perwalian, didapatkan nilai rata-rata total sebesar 84,54 (Baik).

Tabel 2.4.3

No.
Pernyataan
KEPENTINGAN
PERFORMA
INDEKS
AI
Akses Terhadap Informasi (Acces to Information)
5.13
4.11
80.53
1
Memberikan pengarahan dan penjelasan prosedur perwalian dan fungsi perwalian
5.35
3.55
66.36
2
Memberikan nomor mobilephon atau e-mail, mudah dihubungi
4.95
4.55
91.92
3
Memberikan kepastian untuk bertemu saat mahasiswa memerlukan bimbingan
4.95
4.15
83.84
4
Memberikan pembimbingan bukan hanya pada saat pemrograman tetapi juga masalah lain dalam konteks penyelesaian studi
5.25
4.20
80.00
AS
Sikap Dosen dalam Melayani Mahasiswa (Affect of Service)
5.60
4.67
83.54
1
Memiliki sikap terbuka terhadap pertanyaan dan kesulitan yang dihadapi mahasiswa dalam menyelesaiakan perkuliahan
5.60
4.55
81.25
2
Selalu ramah dan sopan pada saat pembimbingan dan kegiatan perwalian
5.65
5.00
88.50
3
Menumbuhkan semangat dan minat mahasiswa untuk segera menyelesaikan perkuliahan tepat waktu
5.60
4.65
83.04
4
Menumbuhkan suasana pembimbingan yang menyenangkan.
5.70
4.95
86.84
5
Menyediakan waktu yang memadai untuk konsultasi mahasiswa
5.95
4.25
71.43
6
Memberikan perhatian terhadap kemajuan penyelesaian perkuliahan mahasiswa
5.10
4.60
90.20
PC
Performansi Dosen pada Saat Pembimbingan (Personal Control)
5.55
4.81
86.91
1
Berpenampilan menarik, rapi, sopan dan Islami
5.70
4.85
85.09
2
Menguasai materi pembimbingan perwalian secara luas dan mendalam
5.30
5.20
98.11
3
Memiliki kemampuan komunikasi dengan bahasa yang mudah dipahami oleh mahasiswa
5.50
4.75
86.36
4
Membimbing skripsi strategi, metode, prosedur pembimbingan yang mudah diikuti oleh mahasiswa
5.70
4.45
78.07
LP
Kenyamanan Bimbingan
4.65
4.13
88.73
1
Menyediakan tempat atau ruang pembimbingan dengan tempat duduk yang memadai
4.80
4.45
92.71
2
Memiliki ruang pembimbingan dengan pendingin dan nyaman untuk digunakan selama proses pembimbingan
4.75
4.30
90.53
3
Memiliki ruang tunggu antrian pembimbingan dengan tempat duduk yang mencukupi.
4.40
3.65
82.95
Rata-rata total
5.31
4.48
84.54

Grafik 2.4.3

4) Kepuasan Pengguna Perpustakaan

Mengukur indeks kepuasan mahasiswa terhadap perpustakaan terhadap beberapa aspek, yaitu akses terhadap informasi (Nilai 72,63), sikap petugas dalam melayani (Nilai 72,73), kemudahan pengguna dalam pencarian informasi tanpa bantuan petugas (Nilai 72,12), perpustakaan sebagai sebuah tempat (Nilai 78,86). Berdasarkan survei yang dilakukan hasil rata-rata total kepuasan terhadap perpustakaan adalah 73,92 (Cukup).

Tabel 2.4.4

No.
Pernyataan
KEPENTINGAN
PERFORMA
INDEKS
AI
Akses Terhadap Informasi (Acces to Information)
4.39
3.19
72.63
1
Kelengkapan koleksi (buku, skripsi/tesis/disertasi, jurnal, surat kabar, koleksi digital)
4.69
3.88
82.67
2
Kemutakhiran koleksi
4.63
3.13
67.57
3
Relevansi koleksi
4.50
2.94
65.28
4
Kemudahan akses internet/koleksi digital
3.75
2.81
75.00
AS
Sikap Petugas dalam Melayani (Affect of Service
4.94
3.56
72.37
1
Membantu pengunjung perpustakaan yang mengalami kesulitan
4.06
2.88
70.77
2
Ramah dan sopan dalam melayani pengunjung perpustakaan
4.50
3.88
86.11
3
Dapat diandalkan menangani kesulitan yang dihadapi pengguna
5.25
4.13
78.57
4
Ketepatan pelaksanaan sesuai jadual waktu pelayanan
5.00
3.75
75.00
5
Mempunyai wawasan yang cukup untuk menjawab pertanyaan pengunjung
5.06
3.69
72.84
6
Merespon permintaan pengguna
5.13
3.50
68.29
7
Mengerti kebutuhan pengguna
5.25
3.38
64.29
PC
Kemudahan pengguna dalam pencarian informasi tanpa bantuan petugas (Personal Control)
4.58
3.31
72.12
1
Adanya katalog (kartu/komputer) yang mudah digunakan
4.69
3.19
68.00
2
Terdapat manual prosedur atau rambu-rambu yang jelas
4.38
2.88
65.71
3
Terdapat perangkat yang memudahkan pengguna dalam mengakses informasi
5.00
4.06
81.25
4
Terdapat susunan buku di rak yang memudahkan pengguna dalam pencarian referensi
4.25
3.13
73.53
LP
Perpustakaan sebagai sebuah tempat (Library as Place)
4.35
3.41
78.86
1
Memiliki ruang baca yang nyaman dan betah berlama-lama di ruangan ini
4.50
3.13
69.44
2
Memiliki ruang tunggu pelayanan dengan tempat duduk yang nyaman
4.75
3.00
63.16
3
Tersedia petunjuk untuk sampai ke perpustakaan
4.38
4.06
92.86
4
Kewajaran biaya untuk mendapat pelayanan, jika ada
4.13
4.00
96.97
5
Keamanan lingkungan di sekitar perpustakaan
4.00
2.88
71.88
Rata-Rata Total
4.63
3.41
73.92

Grafik 2.4.4

monitoring aktivitas pembelajaran dosen

Salah satu proses penjaminan mutu yang dilakukan adalah monitoring aktivitas pembelajaran dosen yang dilaksanakan oleh Unit Penjamin Mutu PS Sistem Informasi. Aktivitas monev dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu: (1) melalui penilaian mahasiswa, dan (2) melalui monitoring lapangan oleh pimpinan. Evaluasi kinerja dosen melalui penilaian mahasiswa dilakukan dengan mempertimbangkan 4 kompetensi dosen yaitu kompetensi pedagogik, kompetensi professional, kompetensi kepribadian dan kompetensi sosial, yang dijabarkan dalam 18 indikator.

KOMPETENSI PEDAGOGIK

  1. Kesiapan memberi kuliah dan/ atau praktek/ praktikum
  2. Kemampuan mengelola kelas dan mengaktifkan mahasiswa
  3. Kejelasan penyampaian materi dan jawaban terhadap pertanyaan
  4. Pemanfaatan media dan teknologi pembelajaran
  5. Pemberian umpan balik dan penguatan hasil belajar
  6. Kesesuaian materi ujian/tugas dengan tujuan mata kuliah

KOMPETENSI PROFESIONAL

  1. Penguasaan materi dan isu-isu mutakhir dalam bidang yang diajarkan
  2. Kemampuan menjelaskan keterkaitan bidang/ tema yang diajarkan dengan konteks kehidupan
  3. Kemampuan mengintegrasikan bidang/ tema yang diajarkan dengan nilai-nilai keislaman
  4. Ketersediaan bahan ajar sesuai dengan mata kuliah yang diampu

KOMPETENSI KEPRIBADIAN

  1. Performance kewibawaan sebagai pribadi dosen
  2. Menjadi contoh dalam bersikap dan berperilaku (keteladanan)
  3. Kemampuan mengendalikan diri dalam berbagai situasi dan kondisi
  4. Adil dalam memberlakukan mahasiswa

KOMPETENSI SOSIAL

  1. Keterbukaan menerima kritik, saran dan pendapat orang lain
  2. Mengenal dengan baik mahasiswa yang mengikuti kuliahnya
  3. Toleransi terhadap keberagaman mahasiswa
  4. Kemampuan berkomunikasi dengan mahasiswa

Evaluasi dilakukan terhadap seluruh mata kuliah yang diberikan pada semester berjalan. Mahasiswa diminta memberi nilai yang dikategorikan dalam 5 (lima) penilaian yaitu; tidak memuaskan, kurang memuaskan, cukup, memuaskan dan sangat memuaskan. Selanjutnya hasil penilaian dan akumulasi akan dipresentasikan dalam rapat evaluasi dosen.

Disamping itu, proses monitoring dan evaluasi dilakukan oleh pimpinan fakultas, gugus kendali mutu, dan PS melalui visitasi kelas pada saat pembelajaran dosen. Setiap dosen akan dilakukan visitasi kelas sebanyak 1 kali dalam 1 semester oleh 1 orang pimpinan. Pada visitasi ini terdapat instrumen monitoring dan evaluasi yang akan diisi oleh pimpinan fakultas, jatau PS yang bertugas dalam visitasi kelas. Proses visitasi dilakukan sewaktu-waktu tanpa sepengetahuan dosen agar proses monitoring dan evaluasi dapat berjalan optimal.

Instrumen visitasi pimpinan saat pembelajaran dosen dikelas yaitu:

  • Kesesuaian antara RPS dengan praktik pembelajaran
  • Model pembelajaran
  • Pemanfaatan media pembelajaran
  • Ketercapaian kompetensi mahasiswa
  • Integrasi Keislaman dan Keilmuan
  • Rencana penelitian dan pengabdian masyarakat

Penjaminan Mutu Eksternal

Adapun bentuk penjaminan mutu eksternal dilakukan melalui mekanisme:

1) Sertifikasi dosen

Sertifikasi dosen adalah sebagai bentuk penjaminan mutu untuk tenaga pendidik (dosen). Kegiatan sertifikasi dosen dilaksanakan mulai tahun 2016, seluruh dosen prodi Sistem Informasi telah tersertifikasi dan memperoleh sertifikat pendidik. Dengan adanya serdos maka seluruh dosen prodi sistem informasi berkewajiban melaksanakan tri dharma perguruan tinggi dan wajib mengisi BKD sehingga kenaikan pangkat dosen dapat berdampak terhadap prodi, fakultas maupun universitasnya.

2) Akreditasi Prodi oleh BAN PT

Akreditasi adalah penjamin mutu eskternal bagi prodi yang dilakukan oleh BAN BT setiap 5 tahun sekali. Untuk prodi Sistem Informasi akreditasi BAN-PT dilakukan pada tahun 2017 dengan hasil nilai C. Kemudian perbaikan dari asesor sudah dikerjakan oleh tim borang prodi seperti dokumen lulusan mahasiswa, dokumen penelitian dosen serta dokumen pengabdian dosen dan mahasiswa yang sudah dilakukan.